Administration och fakturering
För en verksamhetsutövare blir det många fakturor att gå igenom och ha koll på under projektets gång. För att ge dem så bra förutsättningar som möjligt och för att undvika att fakturor behöver kompletteras i efterhand, tänk på följande:
- Fakturorna du som leverantör skickar till verksamhetsutövaren kommer att användas som underlag för att ansöka om finansiering från Fonden. Därför är det viktigt att det på fakturan tydligt framgår vem som är kunden, vem som beställt arbetet, vilket projekt/vilken anläggning som avses, vad för arbete som har utförts och när.
- Använd samma benämningar på fakturaraderna som använts i det anbud ni lämnat, så att det enkelt kan matchas mot budgetraderna i verksamhetsutövarens process-/genomförandeplan.
- I de fall då uppdraget baseras på timdebitering ska antal timmar specificeras för nedlagd tid per resurs.
- Om ni även fakturerar verksamhetsutövaren för kostnader som inte ska finansieras av Fonden, var noga med att redovisa detta separat så att det tydligt framgår på fakturan vad de olika kostnadsposterna avser och kostnaderna för var och en av dem.
- Till fakturan ska ni alltid bifoga dagboksanteckningar, kvitton för utlägg och resekostnader, underlag från underleverantörer om sådana anlitats och dylikt när så är relevant.
- Se till att fakturera löpande! Verksamhetsutövaren måste ansöka om finansiering av kostnaderna inom en viss tid för att vara berättigad ersättning. Om ni som leverantör väntar för länge med att fakturera verksamhetsutövaren kan det innebära att de inte kan få finansiering för kostnaderna. För närvarande gäller följande tidsgränser:
- För kostnader i processfasen: 3 månader efter att dom har vunnit laga kraft
- För kostnader i genomförandefasen: 3 månader efter att godkänd slutbesiktning genomförts