Krav på underlag för val av leverantör

För att vi ska anse att dina kostnader är marknadsmässiga ställer vi krav på att du:

• I de fall då jobbets totala kostnad beräknas överstiga ett prisbasbelopp (aktuellt prisbasbelopp hittas på SCBs hemsida), tillfråga minst två bolag om offert för att göra jobbet, alternativt annonsera om en upphandling. Du måste få in jämförbara anbud/offerter från minst två leverantörer. För arbeten under ett prisbasbelopp kan undantag från detta krav göras, läs mer om detta här. Notera att övriga punkter nedan gäller även om arbetets kostnad understiger ett prisbasbelopp.

• Förfrågningsunderlaget, inkomna offerter och motiv till val av leverantör ska laddas upp i Bubblan oavsett jobbets totala kostnad.

• På offerterna från leverantörerna ska estimerad kostnad för de olika arbetsmomenten framgå. Om arbetet utförs mot löpande räkning/rörligt arvode ska timpris inkluderas. Det är även viktigt att totalt budgetpris/estimerad tid för hela arbetet framgår.

• När du och din projektledare är överens om vilken leverantör du ska använda dig av ska även ett kontrakt, uppdragsbekräftelse eller avtal med vald leverantör laddas upp i Bubblan.

• Även om du fått in två eller fler offerter kan Fonden begära att du inhämtar ytterligare anbud, i det fall de inkomna offerterna inte anses vara jämförbara, eller om de inte anses uppfylla kraven på kostnadseffektivitet och marknadsmässighet.

För ramavtal gäller följande:

• Vid avrop mot ramavtal ska förfrågningsunderlaget som användes vid upphandlingen samt avtalet med vald leverantör laddas upp i fliken ”Dokument” i Bubblan. I dokumentets namn bör det framgå att det rör sig om ett ramavtal, samt med vilken leverantör.

• Vid avrop mot ramavtal ska det finnas en kostnadsuppskattning för det avropade uppdraget.

• Om du redan har ett befintligt ramavtal med en leverantör där gjord upphandling motsvarar Fondens krav behöver ingen ytterligare konkurrensutsättning/upphandling göras. Däremot behöver du kunna visa för oss hur upphandlingen gick till och hur valet av leverantör motiverats.

• Om det befintliga ramavtalet inte täcker det aktuella uppdraget, eller om ramavtalet inte bedöms vara upphandlat på ett sätt som motsvarar Fondens krav, kan vi begära att du gör en ny upphandling. Det gäller även om Fonden inte anser att kostnaden är ersättningsgill eller om den inte anses uppfyllda kraven på kostnadseffektivitet och marknadsmässighet.

Observera att ingen ersättning utgår till företag som ägs av dig själv eller av en närstående. Med närstående avses föräldrar, far- och morföräldrar, make, barn, make till barn, barnbarn, make till barnbarn, syskon, make till syskon, syskonbarn och syskons barnbarn. Ersättning utgår inte heller vid interna köp inom en koncern.

TIPS!

När du har valt vilken leverantör du vill arbeta med och denna har registrerats i en av Fonden attesterad processplan kan det vara bra att skriva ett kontrakt eller avtal med leverantören. Då har ni en gemensam bekräftelse på vad som är överenskommet, t.ex. vad som ska göras, när det ska göras, och vad det får kosta.

Kom ihåg att Fonden inte ersätter kostnader för arbete som är utfört innan det finns en attesterad processplan.