Entreprenad för genomförande av åtgärder

Det är mycket att tänka på när förfrågningsunderlag för entreprenad ska tas fram. Det kan ofta behövas konsultstöd för att planera för hur arbetet ska upphandlas samt ta fram alla de handlingar som behöver ingå i förfrågan. På denna sida hittar du information och tips om vad som är bra att tänka på när du ska välja entreprenör och vad som gäller när entreprenaden pågår.

Upphandling av entreprenadarbeten

Ett förfrågningsunderlag för entreprenaden kan omfatta hela genomförandet med alla delar från planering och projektering av arbetet till godkänd slutbesiktning, ifall du vill lägga ut genomförandet på en och samma leverantör. Alternativt kan du dela upp genomförandet i olika arbetsmoment eller faser och fråga olika leverantörer för de olika delarna av genomförandet. Tänk på att det behöver vara klarlagt vem som har ansvar för vad om delar av arbetet görs av olika leverantörer.

Det är viktigt att Fondens krav på leverantörer skrivs med i förfrågan och att det även skrivs med i kontraktet med vald leverantör. Ett generellt tips är att i förfrågan hänvisa till Fondens information till leverantörer, där vi har samlat information som kan vara bra för en leverantör att känna till innan de lämnar sitt anbud. Vidare önskar Fonden få se förfrågningsunderlaget innan det skickas ut till möjliga leverantörer, så att inget viktigt som kopplar till Fondens finansiering missas.

Beroende på omfattningen av de arbeten som ska utföras kan ett förfrågningsunderlag behöva innehålla olika mycket handlingar. Exempelvis kan man behöva lägga med ritningar på hur åtgärderna ska se ut, bifoga tidigare utredningar eller delar av dom som underlag till förfrågan. För att entreprenörer ska kunna lämna jämförbara anbud behöver förfrågningsunderlaget vara tydligt kring orientering av platsen för genomförandet, vad som ska genomföras och till vilka förutsättningar. Det är bra att i förfrågan begära att leverantören genomför ett platsbesök innan de lämnar in sitt anbud.

Inför utformning av förfrågningsunderlag för entreprenad finns det många olika delar att fundera över. Nedan listas exempel på några frågeställningar som kan vara bra att tänka igenom inför upphandling av entreprenör:

Vilken entreprenadform ska det vara, t.ex. utförandeentreprenad eller totalentreprenad?
Ska avtalet tecknas med hänvisning till standardavtal, t.ex. AB 04 eller ABT 06?
Vilken ersättningsform ska användas, t.ex. fastpris, löpande räkning, mängdreglering? Finns det rabatter som entreprenören kan tillgodoräkna sig i entreprenaden som kan gottskrivas till dig som beställare?
Vilka krav och underlag vill du ha in i anbuden som leverantörerna lämnar? Exempel på underlag som kan vara relevanta är försäkringsbevis, tidplan, CV på nyckelpersoner, arbetsmiljöplan, kvalitetsplan, projektplan.
Vad för referenser är relevanta för dig att få in för att du ska kunna bedöma om leverantören är lämplig för att utföra arbetet? Tänk på att det kan vara aktuellt att begära in både referensprojekt och referenser på nyckelpersoner hos leverantören.
Hur ska rutinerna för ersättning se ut? T.ex. med betalplan vid fastpris, hantering av eventuella ÄTA-arbeten (Ändring, tillkommande eller avgående arbete).
Hur vill du att uppföljning ska ske under entreprenaden? T.ex. byggmöten, dokumentation och framtagande av underlag under entreprenaden, plan för genomförande av slutbesiktning.

Byggbranschens standardavtal

Vid utformning av förfrågningsunderlag för entreprenadarbeten är det ofta lämpligt att utgå från befintliga branschdokument. I byggbranschen används vanligtvis standardavtal för upphandling av byggtekniska konsulter och entreprenader. Vid till exempel utförandeentreprenader används som regel Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader (AB 04), och vid totalentreprenader används Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten (ABT 06). Det finns dessutom branschdokument för att strukturera förfrågningsunderlaget, till exempel Administrativa föreskrifter (AF), Mät och ersättningsregler (MER) eller EBR ESA Vattenvägar – Vattenkraftens säkerhetsanvisningar. Standardavtal för byggbranschen finns utvecklade av Byggandets Kontraktskommitté (BKK). Där finns avtal samt mallar för t.ex. Entreprenadkontrakt för fastpris eller löpande räkning.

Arbetsmiljöansvar

Tänk även på att du som byggherre har det grundläggande ansvaret för bland annat arbetsmiljön, samt att de leverantörer som anlitas är seriösa bolag som betalar skatt och följer lagar och regler. Kom ihåg att inkludera dessa krav i förfrågningsunderlaget som du skickar ut till leverantörerna. Till exempel vem som ska ha rollen som Bas-P respektive Bas-U för de arbeten som ska genomföras. Mer information om ansvar vid byggnads- och anläggningsarbete finns att läsa på Arbetsmiljöverkets hemsida.

Mer information om upphandling av entreprenader

Mer information om upphandling av entreprenader och olika entreprenadformer finns bland annat på Upphandlingsmyndighetens hemsida. Informationen på hemsidan handlar om offentliga upphandlingar, men mycket av detta kommer vara relevant för dig som verksamhetsutövare även om du är privatperson eller har ett privatägt bolag.

Innan du tecknar avtal

Kom ihåg att ha löpande dialog med oss på Fonden för att stämma av hur arbetet med upphandling förhåller sig gentemot Fondens finansiering. Utifrån de inkomna offerter/anbud väljer du vilken leverantör du vill anlita. Meddela och motivera ditt val för din projektledare på Fonden så ni kan stämma av vilken finansiering som kan utgå från Fonden. Det kan finnas behov av vidare dialog med leverantörer om det är några oklarheter som behöver redas ut innan du tecknar kontrakt/avtal med leverantören och en genomförandeplan hos Fonden tas fram.

Notera att ingen finansiering kan erhållas för kostnader som uppkommit och arbete som utförts innan det finns en av Fonden attesterad genomförandeplan i vilken kostnaden är budgeterad.

Genomförande av entreprenad

När kontrakt har tecknats med entreprenör och genomförandeplanen hos Fonden är attesterad kan arbetet starta. Vanligtvis hålls ett startmöte där man går igenom detaljerad tidplan, arbetsmiljöansvar, underentreprenörer, tekniska frågor m.m. Därefter hålls som regel löpande byggmöten där frågor under arbetets gång kan stämmas av. Det är även bra att i god tid stämma av hur samt när slutbesiktning skall genomföras. Tänk på att även planera för hur genomförda åtgärder ska stämmas av med tillsynsmyndigheten.

Tänk på att om det under arbetets gång uppkommer behov av ändringar i det som avtalats så måste dessa meddelas Fonden och läggas in i en uppdaterad genomförandeplan innan eventuella tillkommande arbeten genomförs eller kostnader tas.