Krav på utbetalningsunderlag

När det blir dags att ansöka om utbetalningar ställer vi krav på din utbetalningsansökan. Enligt Fondens Allmänna villkor ska du som verksamhetsutövare säkerställa att de åtgärder som Fonden ersätter genomförts på ett kostnadseffektivt sätt. Ersättning utgår i enlighet med Allmänna villkor endast för styrkta, skäliga och marknadsmässiga kostnader.

Detta innebär att varje utbetalningsansökan måste knytas till den godkända process-/genomförandeplan som tagits fram tillsammans med din projektledare på Fonden. Utbetalningsansökningar som avser kostnader som uppkommit och arbete som utförts innan det finns en av Fonden attesterad plan i vilken kostnaden är budgeterad kommer inte att godkännas.

När du skickar in din utbetalningsansökan i Bubblan ska du bifoga fakturaunderlag enligt de instruktioner som finns.

Fonden förbehåller sig rätten att neka utbetalningsansökningar som saknar fakturaunderlag enligt dessa krav eller som inte kan knytas till det aktuella projektet. Utbetalningsansökningar som inte kan härledas till en godkänd process-/genomförandeplan eller som saknar fakturaunderlag som motsvarar kraven nedan kommer att avslås.

Fakturornas innehåll

På fakturaunderlaget ska Fondens projektnummer och/eller anläggning tydligt framgå samt VAD kostnaden avser, VEM leverantören är, NÄR arbetet utfördes samt VEM som är beställare. Detta gäller även för fakturor från underleverantörer, till exempel då entreprenören tar in någon som utför delar av arbetet och bara fakturerar vidare dessa kostnader. Fakturorna måste vara utställda till samma bolag eller enskilda firma som är verksamhetsutövare för att de ska ersättas.

Fakturorna ska specificeras per arbetsmoment som överensstämmer med de arbetsmoment som finns i process- eller genomförandeplanen. När utbetalningsansökan görs ska varje faktura knytas till en befintlig budgetrad i process-/genomförandeplanen, så det är viktigt att kostnadsposterna på fakturan överensstämmer med benämningarna som använts på budgetraderna i process-/genomförandeplanen.

Om en leverantör även utför arbeten som Fonden inte finansierar är det viktigt att kostnaderna för dessa tydligt särredovisas på fakturan eller faktureras helt separat.

I de fall då uppdraget baseras på timdebitering ska antal timmar specificeras för nedlagd tid per resurs för det aktuella projektet. Dagbok/fakturaunderlag skall visa på typ av arbetsmoment, antal timmar per dag samt vilken resurs som utfört arbetet.

Tidsgräns för att ansöka om ersättning

För att utbetalningsansökan ska handläggas ska den vara inkommen till Fonden inom den tid som anges i Fondens Allmänna villkor. Ansökningar som kommer in för sent kommer att avslås.

För närvarande gäller att utbetalningsansökan för processkostnader ska vara inkommen till Fonden senast 3 månader efter datum för lagakraftvunnen dom. Utbetalningsansökan för genomförandekostnader ska vara Fonden tillhanda senast 3 månader efter datum för godkänt slutbesiktningsprotokoll.