Ansök om utbetalning

När du har en processplan eller genomförandeplan som har blivit attesterad av en projektledare på Fonden kan du börja söka ersättning för de kostnader som finns inkluderade i planens budget. När du gör en ansökan om utbetalning är det viktigt att du säkerställer att du har kompletta och korrekta underlag som uppfyller Fondens krav.

Du kan göra flera ansökningar om utbetalning och på så sätt få ersättning för dina kostnader löpande. Fonden betalar ut ersättning kvartalsvis i efterskott.

Nedan hittar du instruktioner för hur du skapar och skickar in utbetalningsansökningar. Klicka på bilderna i instruktionerna för att se dem i större format.

1. Skapa en utbetalningsansökan

För att göra en utbetalningsansökan, gå till fliken ”Ansök om utbetalningar”. Om du inte ser denna flik i Bubblan beror det på att du inte har kommit tillräckligt långt i ditt projekt för att göra utbetalningsansökningar ännu.

I fliken för utbetalningsansökningar klickar du på knappen ”Ansökan enligt processplan” (för kostnader i processfasen, dvs inför och under domstolsprövning) eller ”Ansökan enligt genomförandeplan” (för kostnader i genomförandefasen).

På nästa sida ska ladda upp en faktura och ange information om denna. När du fyllt i informationen klickar du på knappen ”Spara”.

Därefter kan du lägga till utbetalningsrader kopplade till denna faktura, och knyta dem mot olika budgetrader från din process- eller genomförandeplan.

Detta gör att du kan ansöka om utbetalning mot flera olika budgetrader för en och samma faktura, utan att du behöver ladda upp fakturafilen flera gånger.

Kostnadstyp: vilken kostnadstyp som fakturan du vill ansökan om ersättning för avser, t.ex. ”Miljö och teknik” eller ”Juridik”. Du kommer endast kunna välja bland de kostnadstyper som finns med i den process- eller genomförandeplan som du gör ansökan mot.

Budgetrad: i detta fält kan du välja bland alla budgetrader från din process- eller genomförandeplan som är av den kostnadstyp som du angivit. I listan visas vilken leverantör och budgetbeloppet för de budgetrader du kan välja mellan. Om du markerar en budgetrad visas dess kommentar till höger under ”Kommentar från budget”, så att du kan säkerställa att du väljer rätt rad.
OBS! Om du har en faktura som ska fördelas på flera olika budgetrader behöver du lägga till separata rader i utbetalningsansökan, en för varje budgetrad.

Fakturabelopp: Fyll i kostnaden som du vill ansöka om ersättning för, exklusive moms och utan att räkna bort något självriskavdrag. Bubblan kommer automatiskt att räkna ut vad ersättningen efter självrisken blir.

Kommentar: Om du vill kan du även lägga till en kommentar som du tror kan vara bra för Fonden att känna till vid handläggningen av din utbetalningsansökan. Detta fältet är inte obligatoriskt och kan lämnas blankt.

Du kan fortsatt ladda upp flera fakturor i en och samma ansökan genom att klicka på ”Ladda upp faktura”. Tänk på att du först behöver spara och sedan öppna ansökan för redigering igen ifall du har lagt till budgetrader på en redan uppladdad faktura.

För varje faktura du laddar upp kan du sedan välja att koppla den mot en eller flera budgetrader från din process- eller genomförandeplan.

2. Spara och klarmarkera din utbetalningsansökan

När du är klar med din utbetalningsansökan klickar du på knappen ”Spara och klarmarkera” för att skicka in den för behandling hos Fonden. Om du inte är redo att skicka in ansökan direkt klickar du på ”Spara”, så sparas den och du kan fortsätta arbeta på den vid ett senare tillfälle.

OBS! Om du är extrakontakt på ett projekt kan du skapa och redigera men inte klarmarkera utbetalningsansökningar. Detta kan endast göras av personen som är huvudkontakt på projektet.

3. Ändra en påbörjad ansökan

För att gå in och arbeta vidare på en påbörjad ansökan, gå till fliken ”Ansök om utbetalningar” och klicka på ”Ansökan enligt processplan” eller ”Ansökan enligt genomförandeplan”. Då öppnas din påbörjade ansökan på nytt och du kan fortsätta att lägga till fakturor och rader, eller korrigera tidigare inlagd information.

Du kan också editera en påbörjad ansökan genom att klicka på ikonen som ser ut som en penna på den utbetalning som du vill ändra.

4. Handläggning av din ansökan

När du klarmarkerat din ansökan får din projektledare en notifiering om att det finns en ansökan att granska. Om uppgifterna och underlagen är i enlighet med Fondens krav och stämmer överens med process-eller genomförandeplanen kommer din projektledare att godkänna ansökan och vi betalar ut ersättning vid nästa utbetalningstillfälle.

Om det saknas information eller underlag kommer din projektledare att be dig komplettera din ansökan. Vad som behöver kompletteras kan du läsa i Bubblan i fliken ”Meddelanden”.

5. Komplettera din ansökan

För att göra en komplettering, gå till fliken ”Ansök om utbetalningar” och klicka på ”Ansökan enligt processplan” eller ”Ansökan enligt genomförandeplan” beroende på vilken av planerna som ansökan gäller. Då öppnas din ansökan upp så att du kan justera eller komplettera enligt din projektledares instruktioner.

När du är klar klickar du på nytt på ”Spara och klarmarkera”. Din projektledare notifieras då om att ansökan är klar för att granskas på nytt.

Obs! Om projektledaren bedömer att din ansökan är ogrundad eller helt felaktig kan den avslås i sin helhet. Den kommer då inte gå att komplettera utan istället får du göra en helt ny ansökan.

6. Status på ansökningar

I fliken ”Ansök om utbetalningar” kan du se status på alla dina utbetalningsansökningar. För varje ansökan visas vilken plan du ansökt mot, aktuell status, vilket belopp du ansökt om, vilket kontonummer utbetalningen kommer att göras till och om utbetalningen är gjord visas även vilket datum så skedde.

Nedan hittar du vad de olika statusarna som en utbetalningsansökan kan ha och vad de innebär:

Under arbete: Ansökan är påbörjad med har inte klarmarkerats. Ansökan går fortfarande att ändra och måste klarmarkeras innan den kan handläggas av Fonden och betalas ut.
Under behandling/behandlas: Ansökan är klarmarkerad och har skickats till Fonden för handläggning.
Komplettering pågår: Fonden har granskat ansökan men du behöver göra en komplettering. Kontrollera meddelande-fliken i Bubblan för instruktioner om vad som behöver kompletteras.
Attesterad: Fonden har granskat och godkänt ansökan, och den kommer att betalas ut senast under nästkommande kvartal.
Skickad till bankgirot: En utbetalning för ansökan har gjorts.
Utbetald och bokförd: En utbetalning för ansökan har gjorts och banken har verifierat att utbetalningen är genomförd.
Avslagen: Fonden har granskat ansökan och bedömer att den inte ska ersättas. Kontrollera ”Kommentar vid avslag” för att se varför.