Slutrapportering

När de åtgärder som ska finansieras av Fonden är genomförda, entreprenaden har slutbesiktigats med godkänt resultat och åtgärderna har stämts av med tillsynsmyndigheten är det dags att slutrapportera projektet hos Fonden. Att fullfölja slutrapporteringen är ett krav för att vi ska verkställa den slutliga utbetalningen till dig som verksamhetsutövare. Här hittar du information om hur slutrapporteringen går till i Bubblan.

Tänk på att ansöka ersättning för de kostnader du har haft så snart som möjligt. Efter att slutbesiktningsprotokollet har godkänts har du 3 månader på dig att söka ersättning för dina kostnader.

1. Registrera slutbesiktningsprotokoll

När genomförandet av miljöåtgärderna som Fonden ska finansiera är klart ska behöver du som verksamhetsutövare lämna in underlag för slutbesiktningsprotokoll i Bubblan. Detta görs i fliken Avslut och består av tre delar:

• Godkänd slutbesiktning av entreprenad/entreprenader: ladda upp kopia på godkänt slutbesiktningsprotokoll för samtliga entreprenader som har genomförts. Slutbesiktningen ska omfatta alla åtgärder som krävt fysiska åtgärder som finansierats av Fonden. I vissa projekt kan det behövas flera besiktningar av entreprenaden, t.ex. på grund av förbesiktningar eller att entreprenaden delas upp i flera etapper. I så fall ska samtliga godkända slutbesiktningsprotokoll laddas upp. Kvarstår brister vid slutbesiktningen behöver underlag på när/hur det rättats till samt eventuellt foto som visar att bristerna är åtgärdade.
• Intyg att åtgärder är avstämda med berörd tillsynsmyndighet: här ska du kort beskriva hur genomförda åtgärder har stämts av med tillsynsmyndighet, t.ex. genom platsbesök genomfört av länsstyrelse eller avstämning via mail. Notera även eventuella kommentarer eller ändringsönskemål från tillsynsmyndighet. Eventuellt underlag, t.ex. mail eller dokumentation från tillsynsmyndigheten, ska laddas upp. I vissa domar kan det finnas formella krav/villkor på hur slutdokumentation eller avstämning med tillsynsmyndighet ska ske efter att åtgärder är slutförda, så det kan vara bra att se igenom domen.
• Intyg att du som VU verifierar att åtgärder är genomföra enligt dom: när ovan är ifyllt kan du skicka in slutbesiktningsprotokollet i Bubblan. När du gör detta verifierar du som VU att åtgärderna är utförda i enlighet med dom.

2. Slutrapport och slutmöte

I fliken Avslut, klicka på ”Skapa slutrapport” för att fylla i din slutrapportering till Fonden. Ta din tid och gör detta noggrant, så att vi sedan tillsammans kan utvärdera hur projektet har gått.

Det är även hög tid att ansöka om ersättning för kostnader du haft i samband med genomförandeplanen om du inte redan har gjort detta. Du måste ansöka om ersättning för alla dina kostnader (med undantag för eventuell produktionsbegränsningsersättning) innan vi kan hålla slutmötet. Tänk på att du bara kan få ersättning för kostnader som du söker om ersättning för inom tre månader från godkänd slutbesiktning, detta gäller även för eventuell produktionsbegränsningsersättning.

När slutrapporten är ifylld och du ansökt om ersättning för alla dina kostnader kommer din projektledare att boka in ett slutmöte med dig, där ni gemensamt går igenom slutrapporten och hur processen har fungerat.

När slutmötet är genomfört och du har gjort eventuella slutjusteringar i din slutrapport kan den klarmarkeras i fliken Avslut. När du klarmarkerar slutrapporten intygar du att:

• miljöåtgärderna är genomförda i enlighet med fastställd dom
• godkänd slutbesiktning av entreprenaden/entreprenaderna har genomförts
• de genomförda åtgärderna är avstämda med tillsynsmyndighet samt att eventuella önskemål på ändringar eller kompletteringar är åtgärdade.
• du är inbegripen med att när slutrapporten är godkänd av dig och Fonden har ett slutligt beslut om finansiering fattats
• ditt och Fondens samtliga åtaganden gentemot varandra avseende projektet anses vara uppfyllda
• att du har följt Fondens allmänna villkor och att den finansiering du sökt från Fonden motsvarar de faktiska kostnader som du som VU har haft, samt att alla underlag du tillhandahållit är korrekta och äkta.

3. Ekonomisk granskning, sista utbetalning och projektavslut

Efter att slutrapporten klarmarkerats genomför Fonden en ekonomisk granskning av projektet. I detta steg ingår även eventuell ytterligare stickprovsgranskning. Fonden kommer att kontakta dig om det behövs kompletterade underlag eller uppgifter för att granskningen ska kunna genomföras. 

När den ekonomiska granskningen är slutförd görs återstående utbetalning och därefter avslutas projektet av Fonden.